Elke business is digitaal of wordt digitaal, maar dat betekent nog niet dat iedere collega nieuwe digitale technologie zomaar zal omarmen. Sterker nog, vaak gaan ‘de hakken in het zand’ als er anders gewerkt moet gaan worden. Daarom hebben we eens vijf manieren beschreven hoe je ervoor zorgt dat je collega’s voor je wint en zij de technologie zullen omarmen.
1. Start vroeg met antwoord geven op het ‘Waarom’
Bewustwording is waar het hier om gaat. Niemand is blij als ‘het aanmelden ineens omslachtig is’. Totdat we ons beseffen dat ook wij willen dat onze privacy gepast wordt beschermd. Zorg ruim voordat de nieuwe technologie geïmplementeerd wordt dat medewerkers op de hoogte zijn van de veranderingen en weten wat (hen) dit op gaat leveren. Dat kan bijvoorbeeld via nieuwsbrieven, voorlichtingssessies, e-learning of online sessies met Microsoft Teams. Mocht de koffiecorner weer opengaan, dan kun je daar natuurlijk ook beeldschermen ophangen met datgene wat eraan zit te komen.
2. Formeer een team van verschillende stakeholders
Zorg ervoor dat managers en gebruikers van diverse afdelingen deelnemen in een projectteam. Organisatorische beslissingen hebben vaak gevolgen voor de technologie die organisaties breed gebruiken. Het succes wordt nog groter als er iemand vanuit de directie als executive sponsor deelneemt. Bij IT investeringen is daar in de meeste gevallen veel draagvlak voor.
3. Creëer herkenbare persona’s
Waar het hier om gaat is dat er verschillende type gebruikers zullen zijn. Een collega die op de administratie werkt zal andere behoeften hebben dan een accountmanager die onderweg is. Wellicht is een herkenbare persona nu wel ‘de thuiswerker’ geworden. Afhankelijk van jouw type bedrijf maak je meerdere herkenbare persona’s. Door medewerkers in te delen op basis van deze persona, kan op een later moment bijvoorbeeld een training of workshop op maat gegeven worden. Het voorkomt dat mensen iets te horen krijgen wat ze achteraf nooit zullen gebruiken.
4. Doseer en voorkom een overvloed aan informatie
De grootste valkuil om collega’s niet mee te krijgen bij een verandering is dat mensen de neiging hebben om alles in een keer over iemand uit te storten. Beter is om vooraf te bedenken wie wat nodig heeft, maar vooral ook wanneer. Doseer, mensen zijn niet gemaakt om meer dan zeven nieuwe dingen in een keer te onthouden.
5. Gebruik meerdere vormen om kennis over te brengen
Het is de technologie zelf die je kunt gebruiken om technologie te laten omarmen. Gebruik bijvoorbeeld instructievideo’s of ander beeldmateriaal. Laat collega’s via e-learning tools deelnemen en benoem iemand tot key user als hij of zij overal voor geslaagd is. Dat zijn namelijk de mensen die een extra boost kunnen geven aan de kennisoverdracht bij anderen.
Eerste hulp bij adoptie
In al onze projecten is adoptie een standaard onderdeel, zo ook in onze aanpak voor de transitie naar de nieuwe digitale werkplek. Voor diverse klanten hebben wij hier al een communicatiematrix voor opgesteld. Hierin leggen wij vast wat voor de verschillende type medewerkers gaat veranderen en welke aandacht dit vereist. Dit kan door de afdeling communicatie vertaald worden naar de juiste strategie die we vervolgens gezamenlijk weer uitwerken. Het resultaat is op het juiste moment de juiste informatie, instructie, workshop of opleiding.
GOT IT? Gebruiker | Organisatie | Techniek
Technologie laten omarmen doe je vooral samen, want adoptie stop nooit en is een terugkerend proces in een wereld die contant aan verandering onderhevig is.