Het is een stichting en een klant die we graag eens in het zonnetje willen zetten; Stichting BalansZorg Begeleiding (BZB) uit Leiden. Zij geven ondersteuning aan mensen die niet op eigen kracht in onze maatschappij kunnen functioneren en participeren. We gaan erover in gesprek met Famke Kersten Güler, de operationeel directeur. Omdat het hier gaat om mensenwerk, speelt privacy een cruciale rol en werd er contact opgenomen met PurpleCloud.
Waar haal jij jouw dagelijkse inspiratie uit?
“Als het ons lukt om mensen zonder toekomstperspectief toch weer te laten geloven in hun eigen talenten”, is hoe Famke het omschrijft. Ze legt uit dat er veel mensen zijn die buiten de maatschappij vallen, zoals daklozen, thuislozen, mensen met een verslaving en agressie- of psychische problemen. “Soms gaat het zelfs om het geven van een boterham, of het tijdelijk zijn van een postadres. Mensen die op straat zwerven kunnen namelijk zonder adres geen aanspraak maken op een uitkering”, legt Famke uit. Met behulp van de methodiek van het Competentiegericht Begeleiden slagen zij erin om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt weer toekomstperspectief te geven. Dat gaat van het realiseren van werk tot aan een woning.
Daarom gelooft Famke sterk in maatwerk en werkt haar stichting ook samen met het UWV aan re-integratieprojecten. Daarnaast is haar ambitie om binnenkort ook van betekenis te zijn voor forensische zorg, wat het begeleiden inhoudt van ex-gedetineerden.
Tegen welke uitdaging liepen jullie aan?
“Al onze bevlogen medewerkers werken met mensen, waarbij het bijna altijd gaat om zeer privacygevoelige informatie. Tegelijkertijd is er in de zorgbehandeling en ondersteuning gegevensuitwisseling nodig met andere instanties, zoals psychiaters, budgetconsultenten maar ook het UWV”, vertelt Famke. Daarvoor was een professionaliseringsslag van het privacy protocol nodig. “Daar heeft PurpleCloud ons bij geholpen, enerzijds door advies te geven, maar ook door de implementatie van een veilige e-mailomgeving”, aldus Famke.
Medewerkers willen eenvoud ervaren, de keuze voor Microsoft
Veilig samenwerken begint met een omgeving die werkbaar en duidelijk is voor alle medewerkers. Voor e-mail werd gebruikgemaakt van Gmail en voor bestandsopslag was een lokale opslag (NAS) in gebruik. Famke vertelt dat de ervaringen niet goed waren met de Google G Suite in combinatie met de lokale opslag. Vooral omdat bleek dat bij Gmail e-mailberichten ongewenst aan elkaar gelinkt werden en het delen of samenwerken met de bestanden omslachtig en niet veilig was. De wens was daarom van veel medewerkers om over te stappen naar Microsoft Office 365. Dat bleek twee belangrijke voordelen te hebben:
- Veel medewerkers van BZB komen uit het bedrijfsleven vandaan en blijken een veel betere kennis en kunde te hebben van de Microsoft omgeving.
- Het tweede voordeel is dat ook de samenwerkingspartners van BZB, denk aan gemeenten en het UWV, ook in Microsoft omgevingen samenwerken.
Zeker het laatste genoemde voordeel bleek een uitkomst te zijn in tijden van corona waarbij er veel online, dus veilig op afstand van elkaar, is samengewerkt in Microsoft Teams.
“Een laagdrempelige organisatie zijn hoort bij onze visie en hetzelfde heb ik ervaren bij PurpleCloud. Ze geven maatschappelijke ondersteuning aan een stichting zoals ons. Niet alleen door op een persoonlijke en gezellige manier samen te werken, maar ook rekening te houden met een voor ons acceptabele prijsstelling”
Famke Kersten Güler – Operationeel directeur BZB
De implementatie, een grotere veiligheid, continue verbeteren
Bij het omzetten van de Google G Suite omgeving naar Microsoft Office 365 is assistentie verleend door Douwe de Vries, Microsoft 365 specialist. Eerst werd ervoor gezorgd dat iedereen een moderne en veilige laptop had en werden veilige inlogcodes voor alle medewerkers gerealiseerd. Daarvoor werden de licenties uitgebreid naar een Microsoft 365 Business Premium omgeving. Het e-mailen is veilig geworden, doordat het in Microsoft Outlook nu mogelijk is om versleutelde berichten te sturen. De ontvanger kan de e-mail pas openen via een link na het invoeren van zijn of haar inloggegevens. Tot slot vertelt Famke dat ze het waardeert dat er altijd support is van Douwe. “Zo had ik laatst een vraag of we ook de reserveringen van onze spreekkamers in kunnen richten in Outlook. Dat werd gelijk opgepakt en daar zijn we enorm blij mee”, sluit zij af.
Resultaten
- De privacy van cliënten is geborgd.
- Er wordt samengewerkt via veilige hardware, met veilige inlogcodes.
- E-mailberichten worden bij hoog vertrouwelijke documenten versleuteld.
- Online samenwerken met zorgpartners, gemeenten en het UWV.
- Geen zorgen meer over de ICT infrastructuur.
Dankwoord
Namens PurpleCloud willen we Famke enorm danken voor het delen van haar ervaringen, maar haar vooral veel succes toewensen met het prachtige werk van Stichting BalansZorg Begeleiding.