Structureren van informatie: een belangrijke stap in het automatiseringsproces dat vaak overgeslagen wordt. Wat houdt het precies in? En waarom is structureren zo belangrijk?
Zonder informatie geen automatisering
Wat wij veel zien bij bedrijven is dat er in het IT-systeem veel te weinig informatie wordt ingevoerd. Als bijvoorbeeld een nieuwe gebruiker wordt aangemaakt, dan wordt vaak zijn e-mailadres genoteerd, een wachtwoord en hoogstens nog zijn telefoonnummer. Op dat moment kan hij inloggen. Maar als je dan later iets wil regelen, bijvoorbeeld dat een gebruiker die een bepaalde functie heeft automatisch wordt toegevoegd aan een bepaalde groep, dan zit je met een probleem. De nodige informatie is namelijk niet aanwezig. Bij dit soort dingen merk je dat het structureren van de informatie in de gebruikersdatabase van het IT-systeem wel heel nuttig is. En vooral een onmisbare stap in het automatiseringsproces.
Als je het structureren van informatie overslaat, dan loop je later tegen beperkingen aan. Dan zul je veel dingen handmatig moeten blijven doen. Dat gebeurt nu ook nog onnodig veel. Nu moet er vaak nog een mail gestuurd moeten worden naar HR met iets als: ik wil graag de lijst van alle medewerkers die in de vestiging Vlaardingen werken op die en die afdeling. Als HR die dan doorstuurt, moet het vervolgens nog doorgevoerd in het IT-systeem. Eigenlijk wil je al in het IT-systeem kunnen lezen wie er in Vlaardingen werkt op welke functie, zonder er nog achteraan te hoeven. Bij HR is die informatie immers gewoon bekend. Dus waarom zou je het niet direct doorzetten? Dat kun je automatisch doen door het HR-systeem en het IT-systeem aan elkaar te koppelen. Dat bespaart het werk van heen en weer mailen.
Het probleem wat door sommige bedrijven wordt aangekaart, is dat er in het HR-systeem ook informatie zit die vertrouwelijk is, zoals hoeveel iedereen verdient. Maar dat is helemaal geen punt. Je kunt ook invoeren welke informatie wel en niet aan het IT-systeem wordt gekoppeld.
Koppeling van systemen biedt nog meer voordeel
Als je de twee systemen koppelt, worden wijzigingen ook direct doorgevoerd. Stel dat er iemand van de werknemers trouwt, en zijn achternaam verandert, dan wordt dat tegelijk in beide systemen aangepast. Dan hoeft er niet nog ergens een mailtje gestuurd te worden ter informatie. Dan kan IT bijvoorbeeld gelijk de naam in het e-mailadres aanpassen. Hetzelfde geldt als iemands functie wijzigt. Dat wordt in het HR-systeem vaak direct aangepast. Maar als je het HR- en IT-systeem niet aan elkaar koppelt, dan is dat bij IT niet bekend. Dan kan IT er bijvoorbeeld ook niet automatisch voor zorgen dat die persoon de apparatuur krijgt die bij zijn functie hoort. Daar moet hij dan zelf achteraan. Als je die informatie in het IT-systeem hebt, kun je zorgen dat een werknemer die van functie verandert automatisch een mail krijgt met de boodschap dat hij recht heeft op een nieuwe laptop bijvoorbeeld.
We hebben het nu over hardware, maar hetzelfde geldt voor licenties. Als ik weet dat een werknemer wel mee moet lezen, maar geen administratie hoeft te doen, dan kan ik voor hem automatisch de juiste licenties aanschaffen. En zo kun je eigenlijk alle IT-processen met de juiste informatie automatiseren. Als je de juiste informatie niet vooraf in kaart brengt, dan kun je ook niet automatiseren. En dan loop je een hoop voordelen mis.