Waar men aan denkt bij Microsoft Office, is programma’s als Word, Powerpoint, OneDrive en Mail. Maar Microsoft Office heeft nog zoveel meer te bieden waar de meeste mensen niet eens bij stilstaan. Vaak worden de functies van Microsoft Office maar voor zo’n 30 procent benut. Wat zit er in die resterende 70 procent, die voor veel mensen zo onbekend blijft?
Office biedt ook veiligheid
Een van de belangrijkste, en vaak ongebruikte services die Microsoft Office biedt, is de security service. Hiermee kun je mails of bestanden in je systeem beveiligen, en bestanden classificeren. Dan geef je bijvoorbeeld aan: dit bestand is alleen voor intern gebruik bedoeld, of het is geheim of vertrouwelijk. Zodra je een bestand hebt geclassificeerd, kun je er ook bepaalde voorwaarden aan koppelen. Stel dat je iets hebt aangevinkt als vertrouwelijk, dan is het mogelijk om aan te geven dat dit bestand niet gemaild mag worden zonder dat het versleuteld is. Als iemand binnen het bedrijf dit bestand toch wil mailen, dan krijgt hij automatisch een bericht waarin wordt uitgelegd: het bestand in de bijlage is geclassificeerd als vertrouwelijk, dus wordt het versleuteld verzonden. Dat zijn dingen die je met Office ontzettend makkelijk kunt regelen. Maar wat wij in plaats daarvan veel zien, is dat bedrijven dit op papier wel geregeld hebben, maar niet in het digitale systeem. Deze bedrijven zijn vaak ISO-gecertificeerd. In de contracten of in het handboek voor werknemers hebben zij zich ingedekt. Daar staat duidelijk vermeld dat werknemers vertrouwelijke bestanden niet extern mogen delen. Maar als zij dat toch doen, is er geen systeem dat hen tegenhoudt.
Naast de extra veiligheid is een ander voordeel van het digitaal regelen van de beveiliging ook dat je bureaucratische processen kunt omzeilen. Komt er bijvoorbeeld een auditor langs, dan zal hij vragen: hoe zorg jij dat vertrouwelijke documenten niet naar buiten lekken? Als je dit digitaal hebt geregeld, kan hij zo een paar groene vinken neerzetten. Anders moet hij op dat moment alle werknemers gaan interviewen om te checken of zij wel weten waar ze kunnen vinden dat het niet is toegestaan om vertrouwelijke informatie te lekken. Het bespaart jouw organisatie in werklast. Des te meer kun je focussen op waar je goed in bent, zoals reclame maken of zorg verlenen.
Automatisering wordt makkelijker met Office
De security service is een groot deel van de 70 procent die bedrijven vaak links laten liggen. Een ander deel bestaat uit het geautomatiseerd uitrollen van omgevingen. Stel: er komt bij jouw bedrijf een nieuwe werknemer werken. Dan wil je hem zo snel mogelijk voorzien van de juiste apparatuur, zodat hij zo snel mogelijk aan de slag kan. Maar wat voor apparatuur hij nodig heeft, is van verschillende dingen afhankelijk. Bijvoorbeeld van zijn functie of in welk land of regio hij aan de slag gaat. Een elektricien heeft een ander soort laptop nodig dan een zorgverlener. En een sales manager uit Frankrijk gebruikt een ander soort toetsenbord dan een sales manager hier. Door Office te koppelen aan het HR-systeem, kun je dit soort processen automatiseren. Het HR-systeem biedt namelijk toegang tot de nodige informatie. Als in Office de juiste informatie aanwezig is, dan kun je met een programma als Azure automatisch regelen dat de nieuwe werknemer precies de juiste apparatuur krijgt, en dat zijn werkplek op de juiste manier ingericht wordt. Die mogelijkheid biedt Office altijd. Maar als de juiste informatie in Office niet beschikbaar is, dus als in Office niet bekend is in welk land of welke regio iemand werkt, of wat zijn functie is, dan moet je handmatig aan de slag. Dan moet je gaan bellen of mailen met HR, om alle informatie op te vragen. Dat is wat vandaag de dag nog veel gebeurt. En dat is zonde van de tijd en moeite.